Какие технические требования предъявляются к архиву

Подробно описывать все технические требования, которые предъявляются к помещению архива все же не стоит. Ведь со всеми параметрами можно ознакомиться в нормативно-методических пособиях, где они изложены достаточно четко. Отметим только самое основное, в архивном хранении документов и дел.

Помещение, отведенное под архив должно быть изолированным и отвечать всем основным требования, которые предъявляются пожарной безопасностью, так же оно должно быть оснащено охраной сигнализацией, регуляторами температуры и влажности.
Все необходимые размеры архивного помещения, предназначенного для размещения бумаг, в том числе и дел личного состава, довольно просто рассчитать самостоятельно исходя из размеров, то есть длины полки под документы и беря в расчет среднюю толщину (это примерно полтора сантиметра) стандартного дела с учетом, что обычный архивный стеллаж приравнивается двум метрам тридцати сантиметрам в высоту и имеет двенадцать полок. Расстояние между стеллажами для ведения архивных работ нее должно превышать восьмидесяти сантиметрам, а пожарные проходы, расположенные между рядами стеллажей должны равняться ста двадцати сантиметрам. Отдельно от стеллажного пространства рассчитывается площадь, занимаемая металлическими сейфами и шкафами и среднее количество дел, которые возможно было бы в них поместить. При проведении всех этих расчетов, можно с точностью сказать, какие именно размеры помещения должны быть у хранилища архива для размещения документов в нем.
Какая штатная численность работников должна быть в архиве? Конечно же, более сложным вопросом является определение точного штатного количества сотрудников, работающих в архивном помещении, ведь точным нормативов по нему нет. Однако все необходимые расчеты возможно провести, основываясь на укрупненные нормы делопроизводственных и архивных работ, которые разработаны Всероссийским институтом архивного и делопроизводственного дела еще в прошлом столетии. Данные расчеты показывают, что для того, чтобы обслуживать пять тысяч дел, которые расположены в архиве, а так же проводить с ними весь комплекс работ (по обеспечению физической целостности, исполнение всех справок социального и правового характеров) следует нанять как минимум одного штатного сотрудника, который обладает достаточной квалификацией для ведения архивных работ.
Однако, лучшим решением по хранению документов является внеофисное хранение документов, что исключает проведение различного рода расчетов площади, трат на оборудование, на архивного сотрудника, а так же на обслуживание архива.
Кроме того, необходимо учитывать и то, что сегодня, после проведения пенсионной реформы значительно выросли справочные работы. Только гос архивы за последний год выдали примерно десять миллионов социально-правовых справочных запросов в пенсионные фонды. К огромному сожалению, подобных данных по количеству подобного рода запросов по архивам предприятий и организаций нет, однако можно предположить, что это тоже весьма большая цифра.

По материалам сайта www.pro-hranenie.ru