Большим и отдельным участком работы архива считаются именно те вопросы, которые касаются подготовки дел к их сдачи в архив организации. Поэтому, они заслуживают весьма серьезного внимания, только из-за того что при проведении этого этапа работы с документами зачастую совершаются различные практические и методические ошибки, которые в последствии могут стать причиной негативного последствия в работе архива. 

Все работы, касающиеся передачи документов в архив, включительно бумаг личного состава, подразделяется на следующие стадии:
- прежде всего, следует провести формирование документов, после окончания и в текущем производстве
- после формирования дел их следует оформить в соответствии со всеми установленными порядками
- проводиться экспертиза ценности и подготовка к архивному хранению
- далее следует провести опись всех документов, которые будут передаваться в архив организации
- на последней стадии происходит собственно передача бумаг в архив организации
Как происходит формирование дел по личному составу в дела? Прежде всего следует провести правильно формирование документов, которые относят к личному составу в специальные комплексы, то есть в дела.
- В различные папки следует формировать такие бумаги, как: приказы, по личному составу, разнообразных сторон деятельности сотрудников организации, которые имеют разные временные периоды, отведенные для их хранения.
Данную часть необходимо выполнять, только потому что определенная часть приказов, касающихся личного состава, посвящается исключительно действительным вопросам, которые влияют на место работы, а так же на перемещение по рабочей должности и по премированию работников. Данный вид бумаг необходимо хранить в архиве организации не меньше семидесяти пятилетнего срока. Вместе с тем, наибольшая часть приказов, относящихся к составу личному, отражает вопросы оперативного характера деятельности сотрудников организации: приказы о командировках, отпускам, по дежурствам и так далее. Такие приказы следует хранить пять лет. Для облегчения работы и удобством пользования поиском, следует в разные дела формировать бумаги семидесяти пятилетнего срока и пятилетнего периода.
- Следует правильно формировать лицевые сета сотрудников организации и всех служащих, касающихся сведений о заработной плате строго в алфавитном порядке.
- Личные дела. В личных папках все бумаги следует располагать исключительно в хронологическом порядке по дате их поступления. Так же следует знать, что на все бумаги, которые расположены в папке, следует составить архивную опись, содержащую такие реквизиты, как:
- порядковый номер бумаги, включенного в опись;
- наименование бумаги;
- дата и номер документа (если это необходимо);
- количество листов в документе;
- итоговая запись о числе листов бумаг, которые включены в личное дело
- примечание.
При возникновении проблем с проведением любой стадии формирования дел, можно обратиться за консультацией и помощью в фирму, предоставляющую архивные услуги.
Данная статья написана по материалам сайта     http://www.archivespro.ru