Большие иерархические системы управления чтобы достичь единства и порядка в классификации документов и обеспечить их сохранность в качестве необходимого для всех нормативных установленных актов создаются типовые номенклатуры, которые устанавливают не только один единый состав всех предположительно заводимых дел, но также одну единую систему их нумерации.

Похожим документом является бумага, которая носит рекомендательный характер, именуемая примерной номенклатурой. Она составляется исключительно в тех управленческих структурах, где документооборот носит подраздельный характер, то есть имеются кафедры, цеха, филиалы и прочие структурные подразделения, отличающиеся друг от друга. К примеру, примерная номенклатура образовательных учреждений, которая утверждена Министерством образования.
Любая номенклатура дел типовая используется как стандарт наименования и формирования дел, а в тех случаях, когда какое-либо дело не заводиться, то это обязательно оговаривается в разделе примечание.
В качестве методики, которая позволяет вносить элементы творчества при разработке какой-либо конкретной номенклатуры дел, используется примерная номенклатура.

Как оформить и вести номенклатуры дел

Существует единая форма бланка для составления номенклатур. Эта форма установлена Архивной службой РФ и опубликована в ГСДОУ. Еще его публикуют в основных правилах для ведения работ в ведомственных архивах. Номенклатура считается обязательным документом для всех учреждений, производственных предприятий, организаций и это не зависит от формы собственности и от ведомственной подчиненности.
При составлении номенклатуры необходимо проводить все установленные этапы по ее созданию. Прежде всего, следует провести экспертизу документации, в процессе которой определяют качество составленных заголовков, имеет ли логичность составленные схемы и систематизация. Так же поводиться определение сроков хранения все предположительных дел, которые будут включены в данную номенклатуру. Все это указано в правилах создания номенклатур, где включено проведение обязательного согласования для части предприятий, организаций и прочих учреждений, составляющие которых определяются главархивом РФ. Еще номенклатура согласуется с ЭПК одного из органов Архивслужбы.
Номенклатура на последующий год делопроизводства следует составлять в последнем квартале идущего года и после того, как она оформлена и утверждена руководящим лицом предприятия, организации, учреждения и после приобретения статуса нормативного акта.
Если есть неуверенность в правильности формирования дел и номенклатуры, то необходимо проконсультироваться у специалистов фирм, которые оказывают архивные услуги. В случаях необходимости можно обратиться не только за консультативными услугами, но и с просьбой составить номенклатуру.
Архивные фирмы так же могут провести переплетные работы, оказать услуги по выделению документации на утилизацию, предоставить архивное помещение и т.д.

Данная статья написана по материалам сайта          http://www.pro-nomenklaturu.ru/